Mehr Terminbuchungen, weniger Stress. Doctolib für Zahnärzte.
Online-Terminkalender mit integrierter Patientenplattform (25 Millionen Nutzer). Gewinne neue Patienten, senke No-Shows um 40%, spare 10 Stunden ZFA-Zeit pro Woche.
Die Herausforderung im Zahnarzt-Alltag
Zu viele Telefonanrufe
Die ZFA bindet 5–10 Stunden pro Woche am Telefon. Patienten rufen ständig an, um Termine zu verschieben oder abzusagen. Gleichzeitig entgehen dir Online-Anfragen, weil deine Homepage nicht auffindbar ist.
Terminausfälle kosten dich Umsatz
No-Shows, kurzfristige Absagen, Verschiebungen: Das summiert sich zu echten Geldverlusten. 1–2 No-Shows pro Woche × €120 Ø-Termin = 5.000–10.000€ Umsatz/Jahr verloren.
Du verlierst Neupatient-Anfragen
25 Millionen Patienten suchen ihre Zahnärzte auf der Doctolib-Plattform. Wenn du dort nicht sichtbar bist, buchen sie woanders. Mit Doctolib gewinnst du 2–4× mehr Neupatient-Anfragen.
Fachkräftemangel spitzt sich zu
ZFAs sind Engpassberufe (Platz 1). Wenn deine ZFA mehr Zeit für echte zahnmedizinische Aufgaben hätte statt für Admin & Telefone – würde die Praxis besser laufen?
So funktioniert Doctolib für deine Praxis
1. Online-Terminbuchung
Patienten buchen 24/7 auf deiner Website oder der Doctolib-Plattform (25 Mio. Nutzer). ~30% aller Termine werden online gebucht, die meisten außerhalb der Öffnungszeiten.
2. Automatische Terminerinnerungen
7 Tage + 1 Tag vor dem Termin. SMS + E-Mail mit Absage-Link. Ergebnis: 40% weniger No-Shows. Patienten können Termine selbst stornieren – die KI besetzt den Termin automatisch neu.
3. Automatische Warteliste
Wenn ein Patient absagt, wird automatisch der nächste Wartelisten-Patient informiert. Keine ZFA muss anrufen. Funktioniert auch für interne Termine (PZR, Endo, etc.).
4. Kaskadensteuerung
Du definierst, wann was buchbar ist: Prophylaxe bis 60 Tage voraus, Fachbehandlungen nur kurzfristig. Resultat: +10% Fachbehandlungen pro Jahr.
5. Recall-Automatisierung
Automatische Mails (halb- oder jährlich): „Deine Prophylaxe ist fällig.“ Patient bucht mit einem Klick. 5–10% mehr Patienten, die sonst „durchrutschen“.
6. Doctolib Connect (verschlüsselt)
Vernetzung mit Kollegen (KFO, MKGler, andere Zahnärzte). Direkter Kalender-Überweisungslink ohne Papier. Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Die neuen KI-Assistenten
1. KI-Telefonassistent
Der Terminmacher rund um die Uhr. Die KI antwortet auf Anrufe nach Öffnungszeiten – Patienten können sofort Termine buchen oder verschieben.
Nimmt Anrufe automatisch an
Nach Öffnungszeiten, am Wochenende, in Pausen – immer erreichbar. Der Patient hört eine natürliche Stimme.
Bucht Standardtermine direkt
Prophylaxe, Untersuchung, Beratung: Alles läuft über die KI. Patient sagt Bescheid, KI bucht.
Leitet komplexe Anfragen weiter
Falls ein Patient eine spezielle Frage hat → wird an das Team weitergeleitet. Die KI weiß, wann ein Mensch nötig ist.
Perfekt bei ZFA-Mangel
Die größte Entlastung bei der Terminvergabe überhaupt. Besonders wertvoll bei ZFA-Mangel.
2. KI-Sprechstundenassistent
Das Gesprächs-Protokoll schreibt sich selbst. Motto: „Mehr Sprechstunde, weniger Schreibstunde“
Audio während der Behandlung aufzeichnen
Die KI läuft parallel mit (mit Patientenzustimmung). Du gibst nach jeder Behandlung einfach die Genehmigung.
Automatische strukturierte Zusammenfassung
Besuchsgrund, Krankheitsverlauf, Befund, Therapie – alles in Echtzeit kategorisiert.
Ein Klick ins Praxisverwaltungssystem
Die komplette Zusammenfassung landet mit Copy-Paste in deinem PVS.
Perfect für ZFA-Mangel
Du brauchst keinen Schreiber mehr. Das erspart dir großen Aufwand bei Personalengpässen.
ROI-Rechnung: Wie schnell rechnet sich Doctolib für dich?
| Position | Effekt | Berechnung | Monatlicher Impact |
|---|---|---|---|
| Mehr Neupatienten | 2–4× via Doctolib-Plattform | ~10 zusätzliche Patienten/Monat × €120 Ø-Umsatz | ~ €1.200 |
| Weniger No-Shows | 40% Reduktion durch Erinnerungen | ~16 Termine/Woche × 4 Wochen × €120 Ø-Umsatz | ~ €3.840 |
| ZFA-Zeit gespart | 10 Stunden/Woche automatisiert | 40 Stunden/Monat × €30/Std. ø Kostensatz | ~ €1.200 |
| GESAMTMONATS-IMPACT: | ~ €6.240 | ||
Die Doctolib-Gebühren liegen deutlich unterhalb dieses Wertes.
ROI: 2–3 Monate. Die meisten Praxen rechnen die Investition sehr schnell ein.
Für wen lohnt sich Doctolib?
✓ Du brauchst mehr Neupatient-Anfragen
Deine Praxis sitzt in der Stadt und hat Konkurrenz? Deine Online-Sichtbarkeit könnte besser sein?
✓ Du willst ZFA-Kapazität sparen
Fachkräftemangel nervt? Du möchtest weniger Zeit für Telefone investieren? Das ist der primäre Use-Case.
✓ Du willst No-Shows reduzieren
40% Ausfallquote kostet dich real Umsatz. Mit Doctolib senkt sich das dramatisch.
✓ Du wächst oder möchtest wachsen
Bessere Patientenauslastung ohne Chaos. Datengesteuert arbeiten (Analytics für Buchungen, Recalls).
⚠️ Auch zu beachten:
Doctolib ist eine Cloud-Lösung (C5-zertifiziert, DSGVO-konform). Integration in alle gängigen PVS-Systeme vorhanden.
⚠️ Datenschutz transparent:
Zusammenfassungen von KI-Aufnahmen landen in deinem PVS, nicht bei Doctolib. Die Audio-Aufnahme selbst wird gelöscht.
Ready für mehr Terminbuchungen?
Doctolib ist nicht einfach ein Online-Kalender. Es ist ein System zur Patientengewinnung, Ausfallvermeidung und ZFA-Entlastung – in einem.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Doctolib eigentlich?
Doctolib ist ein digitaler Terminmanagement-Service mit zwei Seiten: Für deine Praxis ist es eine Software für Terminverwaltung, Patientenmanagement und Online-Buchungen. Für Patienten eine Plattform mit 25+ Millionen Nutzern, um Zahnärzte zu finden und Termine zu buchen.
Wie viele Zahnärzte nutzen Doctolib?
Über 11.600 Zahnärzte in Deutschland nutzen Doctolib. Seit 2023 hat Doctolib ein spezialisiertes Team („Dent Pod“) für den Dental-Markt.
Ist Doctolib kostenlos?
Für Praxen: Nein, ca. €100–150/Monat (abhängig vom Leistungsumfang). Für Patienten: Völlig kostenlos.
Wie viel Zeit spart Doctolib meinem Team?
Laut Nutzer-Daten: 10 Stunden pro Woche ZFA-Zeit, 33 Stunden pro Monat für Telefonanrufe. Etwa 50% der Buchungen erfolgen außerhalb der Öffnungszeiten.
Wie senkt Doctolib No-Shows?
Automatische Terminerinnerungen per SMS + E-Mail (7 Tage + 1 Tag vor dem Termin) reduzieren No-Shows um bis zu 40%. Patienten können Termine selbst stornieren und werden automatisch in die Warteliste verschoben.
Wie funktioniert die Wartelisten-Automatisierung?
Wenn ein Patient absagt, wird der Termin automatisch mit dem nächsten Wartelisten-Patienten nachbesetzt. Keine ZFA muss anrufen – alles läuft automatisch. Das funktioniert auch für interne Termine.
Was ist Kaskadensteuerung?
Du definierst, wann welche Behandlungen buchbar sind: z.B. Prophylaxe bis 60 Tage voraus, Untersuchungen ab 30 Tagen, Fachbehandlungen nur kurzfristig (7 Tage). Resultat: +10% Fachbehandlungen pro Jahr.
Wie funktioniert Recall-Automatisierung?
Automatische Mails an Patienten (halb- oder jährlich): „Dein Termin für die Prophylaxe ist fällig“. Patient bucht mit einem Klick. Effekt: 5–10% mehr Patienten, die sonst „durchrutschen“.
Welche PVS-Systeme funktionieren mit Doctolib?
Vollständig integriert: DentSoft, Z1, Evident und Charlie (Pilot). Die Integration funktioniert so: Ein Klick im Doctolib-Kalender → direkt in die Patientenakte. Namen, Terminart und Versicherungsstatus werden automatisch synchronisiert.
Ist Doctolib DSGVO-konform?
Ja. Doctolib ist C5-zertifiziert (höchster Sicherheitsstandard), DSGVO-konform, mit europäischer Datenhaltung (nicht USA). Patienten müssen vor jeder Audioaufnahme zustimmen.
Was passiert mit Patientendaten bei Audioaufnahmen?
Audio-Aufnahmen werden nach der Transkription gelöscht. Die Zusammenfassung bleibt nur in deinem PVS – nicht bei Doctolib. Das ist die maximal sichere Variante.
Wie schnell rechnet sich Doctolib?
Durchschnittliche monatliche Gewinne: €1.200 (neue Patienten) + €3.840 (weniger No-Shows) + €1.200 (ZFA-Zeit) = ~€6.240/Monat. Die Gebühren (€100–150) liegen deutlich darunter → ROI: 2–3 Monate.
Gibt es versteckte Kosten?
Keine versteckten Kosten, aber: Basis-Integration kostet €100–150/Monat. Zusatzmodule (KI-Telefonassistent, KI-Sprechstundenassistent) können extra kosten. Kläre die genauen Preise im Verkaufsgespräch.
Was kann der KI-Telefonassistent?
Er nimmt Anrufe an und kategorisiert automatisch. Bucht Standardtermine direkt (Prophylaxe, Untersuchung, Beratung). Leitet komplexe Anfragen an das Team weiter. Transkribiert alle Gespräche in Echtzeit. Perfekt bei ZFA-Mangel.
Was ist der KI-Sprechstundenassistent?
Zeichnet Audio während der Behandlung auf (mit Zustimmung), transkribiert automatisch und strukturiert in Echtzeit: Besuchsgrund → Krankheitsverlauf → Befund → Therapie. Ein Klick ins PVS. Perfekt für Dokumentation ohne Schreiber.
Für welche Praxen lohnt sich Doctolib besonders?
Ideal für: Städtische Praxen mit Konkurrenz, Praxen mit ZFA-Mangel, Praxen mit hoher No-Show-Quote, Wachstums-Praxen. Zu beachten: Cloud-Lösung, Patienten müssen Audioaufnahmen genehmigen.
Wie lange dauert die Integration?
Setup-Zeit: 2–3 Stunden bei Anbindung an PVS. Doctolib hat ein spezielles Dental-Team („Dent Pod“) zur Unterstützung. Das Team lernt die intuitive Bedienung sehr schnell.
Wie viele Neupatienten gewinne ich?
Laut Doctolib: bis zu 60 Neupatienten pro Jahr. Realistisch: hängt ab von Region, Konkurrenz, Praxis-Profil-Optimierung. Wichtig: Dein Online-Profil muss optimiert sein (Fotos, Beschreibung, Leistungen).
Kann ich Doctolib mit meiner Website kombinieren?
Ja. Doctolib funktioniert auf zwei Wegen: (1) Doctolib-Profil – Patienten finden dich direkt auf doctolib.de. (2) Embedded in deine Website – Buchungs-Widget auf deiner Website einbauen.
Was passiert, wenn Doctolib ausfällt?
Doctolib hat Redundanzen und sehr hohe Verfügbarkeit. Deine Daten sind sicher (C5-zertifiziert). Risiko: Abhängigkeit von einer Plattform (Vendor-Lock-in).
Kann ich meine Daten exportieren?
Datenschutz-Export ist möglich (DSGVO-Recht auf Datenportabilität), aber ein komplettes Migrieren zu einem anderen System ist aufwendig. Das ist der Vendor-Lock-in-Effekt.
Zu viel Abhängigkeit von Doctolib?
Bedenken: Praxen sind abhängig von Doctolib-Plattform, Preiserhöhungen möglich, Cloud statt lokale Kontrolle. Gegenargument: Alle modernen Lösungen sind Cloud-basiert. Der Wert der Patientenreichweite (25 Mio. Nutzer) ist sehr hoch. Trade-off zwischen Abhängigkeit und Wachstum.
Sind die angegebenen Zahlen (€5.200/Monat) realistisch?
Ja, mit Vorbehalten: Zahlen basieren auf anonymisierten Statistiken, aber nicht alle Praxen sehen denselben Impact. Abhängig von: Region, Praxis-Profile-Optimierung, Konkurrenz, Team-Adoption. Trotzdem: Der ROI von 2–3 Monaten ist realistisch.
Weitere Fragen? Alle Infos für Zahnarztpraxen: info.doctolib.de/praxissoftware-ergaenzung/zahnarzt
Nächste Schritte
Das solltest du wissen:
- Kostenlose Demo: Doctolib zeigt in 20 Minuten, wie Doctolib zu deiner spezifischen Praxis passt
- Freie Registrierung: Kostenlose Basis-Integration möglich (ideal zum Testen)
- Integration: 2–3 Stunden Setupzeit bei Anbindung an dein PVS
- Support: Dedicated Dental Success Team („Dent Pod“) für Zahnärzte
Die Chance:
25 Millionen Patienten nutzen Doctolib als ihre erste Anlaufstelle für Arzttermine. Du solltest dort sichtbar sein – wenn du es nicht bist, verlierst du aktuell 2–4× mehr Neupatient-Anfragen.
Fragen? Wir helfen.
Weissheit.net ist autorisierter Partner von Doctolib und begleitet Zahnarztpraxen bei Integration, Training und Optimierung. Gerne klären wir in einem kurzen Gespräch, wie Doctolib auch in deine Praxis passt.
Fernwartung:
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